Przywilejem spedytora, który występuje w liście przewozowym z nazwy jako nadawca lub odbiorca jest możliwość składania reklamacji do przewoźnika. W przypadku szkody dzięki złożeniu skutecznej reklamacji spedytor jest w stanie spełnić kodeksowy obowiązek zabezpieczenia praw zleceniodawcy do uzyskania ewentualnego odszkodowania.
Rozpatrzmy dla przykładu reklamacje z tytułu uszkodzenia lub ubytku w przesyłce powierzonej przewoźnikowi międzynarodowemu. Zasady składania reklamacji w przewozach międzynarodowych określają odpowiednie przepisy prawa ( Konwencje), osobno dla każdej gałęzi transportu. Konwencje przewidują sposób zachowania się składającego reklamację spedytora w przypadku szkód dających się zauważyć przy odbiorze towaru oraz szkód niewidocznych w momencie przyjęcia przesyłki (np.: stwierdzone dopiero po rozpakowaniu towaru). Dobry spedytor pamięta o terminach i formie składania reklamacji, których niedotrzymanie może w przyszłości skutkować odmową wypłaty odszkodowania przez przewoźnika lub jego ubezpieczyciela.
W transporcie drogowym Konwencja CMR wymaga aby dowieziony towar był sprawdzony wspólnie przez odbiorcę i przewoźnika. Jeśli przedstawiciel spedytora drogowego stwierdzi przy współudziale kierowcy uszkodzenia, musi zgłosić to pisemnie przewoźnikowi „ w chwili dostawy, jeśli idzie o widoczne braki lub uszkodzenia, lub w siedem dni od daty dostawy, nie wliczając niedziel i dni świątecznych ”. Najczęściej nanosi się uwagi w liście przewozowym CMR i/lub sporządza protokół na druku własnym przewoźnika albo spedytora.
Spedytor kolejowy ma według przepisów CIM, będących załącznikiem do Konwencji COTIF, 7 (siedem) dni na złożenie reklamacji pisemnej co do szkody „ nie dającej się zauważyć z zewnątrz”, z tym że jakiekolwiek dni świąteczne nie wydłużają tego okresu. Jednak aby złożyć roszczenia finansowe przeciwko przewoźnikowi kolejowemu szkoda widoczna musi być stwierdzona protokolarnie przez kolej przed przyjęciem przesyłki.
W transporcie lotniczym spedytor będzie miał do czynienia z Konwencją Montrealską, która niemal „wyparła” Konwencję Warszawską z 1929 roku. Zachowanie terminów jest bardzo restrykcyjne traktowane i nie wniesienie zastrzeżeń w odpowiednim czasie powoduje, iż żadne dalsze postępowanie o wypłatę odszkodowania nie może być podjęte przeciwko przewoźnikowi lotniczemu. Uszkodzenia widoczne zgłaszajmy przy odbiorze. Przewoźnik lotniczy sporządzi wtedy protokół szkody znany jako DMC. Inaczej domniemywa się, że towar został dostarczony w dobrym stanie i zgodnie z dokumentem przewozowym.
W przypadku ujawnienia szkody ukrytej spedytor jako „osoba uprawniona do odbioru” ma na zgłoszenie tego faktu aż dwa tygodnie (dokładnie 14 dni). Wymagana jest forma pisemna zgłoszenia!
Reguły Hasko-Visbijskie ( The Hague-Visby Rules) dają spedytorowi morskiemu niewiele czasu na zawiadomienie o stratach niewidocznych bo tylko 3 (trzy) dni od momentu wydania towaru. O szkodach widocznych zawiadamiamy „ przed lub w chwili odebrania towarów ”. Forma pisemna nie jest wymagana tylko wtedy, jeśli „stan towaru był wręcz niezgodny ze stanem, stwierdzonym w chwili przyjęcia”. Kondycja przesyłki i opakowań zewnętrznych powinna być opisana w Konosamencie morskim ( międzynarodowy skrót B/L ).
© Zbigniew Kurzela 2008