W Urzędzie Celnym w Gdyni o systemie TOS - Twój Portal Gospodarczy

Z inicjatywy Polskiej Izby Spedycji i Logistyki 11 lipca 2007 r. w siedzibie Urzędu Celnego w Gdyni odbyło się spotkanie poświęcone problemom, jakie pojawiły się w związku z zastąpieniem od 25 czerwca br. dotychczasowego systemu operacyjnego COCONS nowym systemem TOS.
Gospodarzami spotkania byli przedstawiciele UC Gdynia. Uczestniczyli w nim oprócz członków PISiL, także przedstawiciele BCT oraz firmy armatorskie, agencyjne i operatorów, których przedstawiciele licznie przybyli na przedmiotowe spotkanie.

Zdaniem naczelnika Narolskiego - stanowisko, jakie UC Gdynia zajął w sprawie nowego systemu operacyjnego TOS jest jednoznaczne. System nie uzyskał do chwili obecnej akceptacji Urzędu Celnego i BCT pracuje nadal w oparciu o dotychczasowy „regulamin magazynu celnego”, który nie został aneksowany. Biorąc jednak pod uwagę skalę przedsięwzięcia, jedyną możliwością jest testowanie systemu na żywo. Mając dodatkowo doświadczenia z wdrażania i modyfikowania systemu na GCT i uwzględniając problemy towarzyszące procesowi wprowadzania nowych systemów operacyjnych, urząd wykazuje dużą wyrozumiałość i stara się podchodzić do zagadnienia z dużym zrozumieniem.
Dlatego wniósł swoje uwagi do systemu TOS, który powinien zostać dopracowany przez BCT w ciągu miesiąca. Terminal poprosił o przedłużenie terminu, wniosek generalnie został przez UC zaakceptowany, ale pod warunkiem przedłożenia stosownego harmonogramu prac modyfikacyjnych.

Zabierający głos w dyskusji przedstawiciel PISiL zauważył, że sprawa niezadowalającej pracy BCT nie jest problemem nowym. Spowolnienie tempa prac przeładunkowych, spiętrzanie się i opóźnienia w realizacji zleceń manipulacyjnych datują się od połowy ubiegłego roku, co było powodem szeregu wystąpień Izby do Terminalu.
Wielkie nadzieje poprawy obsługi ze strony BCT wiązano z zapowiadanym od długiego czasu wprowadzeniem w miejsce COCONS nowego systemu operacyjnego. Niestety nie spełniły się oczekiwania artykułowane pod adresem BCT w kontaktach dwustronnych, a także w czasie cyklicznych spotkań organizowanych przez UC o włączenie spedytorów/agencji celnych jeszcze na etapie przygotowawczym, aby uniknąć sytuacji, jaka miała miejsce przy wprowadzaniu systemu COCONS.
Do konsultacji mimo składanych deklaracji środowisko reprezentowane przez PISiL nie zostało włączone.
PISiL bardzo negatywnie ocenia sposób, w jaki przekazano informację na temat wprowadzenia nowego systemu poprzez zamieszczenie lakonicznej informacji na stronie internetowej BCT bez dostatecznego wyprzedzenia. Notatka ukazała się 12 czerwca, podczas gdy termin wprowadzenia zmiany został ustalony na 23/6 godz. 15.00 - 25/6 godz. 7.00. Faktem jest, że Terminal zobowiązał się do przeprowadzenia szkoleń, ale odbyły się one w ostatnim momencie (18 - 22 czerwca) i ten fakt również naszym zdaniem nie wpłynął pozytywnie na zainicjowanie działania systemu TOS.
Wprowadzenie nowego systemu TOS pogłębiło problemy występujące na BCT powodując całkowity chaos i praktycznie paraliż Terminalu, przekładając się na pracę nie tylko spedytorów, agencji celnych, przewoźników, ale również wbrew twierdzeniu Terminalu, co potwierdziła dalsza dyskusja na pracę armatorów, agentów i operatorów,. Nie tylko sposób, w jaki wprowadzono system, ale także jego założenia (m.in. poprzez brak konsultacji z użytkownikami) już w pierwszym okresie jego użytkowania wskazują na brak logicznych powiązań między poszczególnymi podmiotami, ograniczenie dostępu w sensie zakresu i czasowym do części informacji.
Izba przez ten stosunkowo krótki okres czasu skatalogowała informacje, uwagi, spostrzeżenia odnośnie wprowadzonego systemu, które zostały przekazane Terminalowi pismem z 4 lipca.
Z uwagi, iż zastrzeżenia naszego środowiska dotykają również spraw celnych kopia przedmiotowego pisma została udostępniona UC. Odpowiedź BCT, którą otrzymaliśmy 9 bm. nie ustosunkowuje się do poruszonych przez nas kwestii merytorycznych, a jedynie zawiera stwierdzenie, że w odniesieniu do przesłanych uwag -„część już została uwzględniona”.

Przedstawiciel PISiL przypomniał zebranym, czego dotyczyła zastrzeżenia PISiL, dokonując podziału uwag na dwie kategorie tj:
- niestabilność systemu, znikanie kontenerów, co do których wiadomo, że są na placu, względnie odwrotnie wskazywanie tych, które już zdążyły opuścić Terminal,
- nie zachowanie powiązań podmiotów w sensie dostępu do informacji, jej zakresu i dysponowania ładunkiem,

Uwagi ogólne
1. najbardziej dotkliwym jest znikanie kontenerów znajdujących się na placu, co zdecydowanie utrudnia podjęcia oraz wszelką pracę, dla wykonania której niezbędna jest znajomość miejsca „postoju” kontenera. Interwencje w celu ustalenia takiego miejsca w BCT są bardzo trudne i długotrwałe /poszukiwanie na placu/. Bezwarunkowo wymagana jest korekta systemu w tym zakresie,
2. udostępniony wybór płatnika może powodować zamieszanie, system domyślnie powinien przypisywać płatność gestorowi z możliwością zmiany.
3. wbrew twierdzeniom Terminalu, wg. naszej wiedzy uwagi odnośnie systemu zgłaszają również armatorzy/agenci czy operatorzy. Jesteśmy w posiadaniu korespondencji świadczącej o braku nadania w/w podmiotom uprawnień dostępu do danych ich własnych kontenerów, blokującym możliwość ich dysponowania, w tym zwalniania spedytorom oraz pozbawiających właściciela kontroli nad własnym sprzętem.

Obsługa ładunku nie może być postrzegana przez pryzmat stosunkowo prostych czynności technicznych przeładunku kontenera z jednego środka transportu na drugi via plac, ale cały skomplikowany mechanizm powiązań pomiędzy poszczególnymi ogniwami. Niepokoić musi także próba umniejszenia przez BCT rangi problemu, jak też stwarzania wrażenia, że jedynie nasze środowisko w przeciwieństwie do armatorów/agentów/operatorów wyraża niezadowolenie z jakości serwisu BCT.
Sprawa ma nieprzyjemny wydźwięk, nie sprzyja budowaniu wizerunku Terminalu. BCT nie może udawać, że problemu nie ma, albo umniejszać jego skali, bo problem jest, co z całą stanowczością podkreślamy. Wdrożenie systemu nastąpiło pospiesznie, bez należytego przygotowania, czego efekty zbieramy dzisiaj. Stąd też nasza prośba do UC o dzisiejsze spotkanie i przy udziale armatorów, agentów, operatorów próba ułożenia współpracy reprezentowanych przez nas firm na styku armator/agent/operator/urząd celny. Przemawiają za tym nie tylko dolegliwości, na jakie napotykają firmy spedycyjne/agencje celne, ale także względy bezpieczeństwa ładunku, co winno wywoływać zaniepokojenie wszystkich zainteresowanych włącznie z BCT.

BCT odpowiada
Reprezentujący BCT dyrektor A. Kujoth oświadczył, że Terminal nie jest przygotowany na ustosunkowanie się do uwag zarówno zgłoszonych w imieniu środowiska przez PISiL, jak i uwag przekazanych przez UC. Uwagi te są analizowane i BCT chce się do nich ustosunkować w przyszłym tygodniu. J. Nowak, kierownik Terminalu stwierdził, że testowanie systemu nie zostało przeprowadzone w wystarczającej mierze. Jednak największe problemy, jakie zaskoczyły Terminal zostały wywołane zmianami sprzętu, który po zainstalowaniu zablokował system. Wg. zapewnień Nowaka kłopoty ze sprzętem kończą się. Nadal pracuje zespół informatyków, który opracowuje poprawki do systemu. Przyznał, że Terminal doświadczył przerw spowodowanych błędami operatorskimi. W zakresie obsługi statków osiągnięto na dzień spotkania 70% wydajności.

Ponadto w czasie spotkania także dwa inne problemy. Zwrócono uwagę na konieczność wzmocnienia oddziału UC na Nabrzeżu Bułgarskim ze względu na zwiększającą się liczbę obsługiwanych na terminalu GCT statków. Urząd Celny zapewnił, że sprawa jest monitorowana i urząd będzie uzupełniał obsługę dostosowując ją do bieżących potrzeb.
Wyjaśniono także kwestię mobilnego skanera – GTK jest na razie jedynie bazą dla skanera, ale zgodnie z jego przeznaczeniem, to skaner a nie kontenery będzie się przemieszczał pomiędzy BCT a GCT w zależności od zapotrzebowania. (źródło: pisil)