Motywator czy narzędzie?
Samochód służbowy to jedno z najbardziej skutecznych narzędzi motywacji pozafinansowej. O dobrego pracownika wciąż jest niełatwo. Świadome tego firmy, coraz częściej oferują właśnie „motoryzacyjną” wartość dodaną.
Pozyskanie nowego pracownika i jego przeszkolenie pochłania niemałe koszty, dlatego często podejmuje się próby zatrzymania go w firmie. W czasach zwiększającej się rotacji kadry, wciąż poszukiwane jest idealne narzędzie, pozwalające na zbudowanie silnych relacji zatrudnionego z przedsiębiorstwem. Jednym z nich może być samochód służbowy.
Cele zawodowe
Zdaniem Łukasza Stępnia z portalu Wynagrodzenia.pl, samochód służbowy jako dodatek do wynagrodzenia stosowało około 83% ze wszystkich przebadanych przez portal przedsiębiorstw.
- Ogólnie 10,8% badanych pracowników w tych firmach posiadało samochód służbowy – analizując wszystkie szczeble pracowników: od szeregowego do dyrektorów i prezesów. Takie statystyki dowodzą dosyć dużej popularności tego typu rozwiązania – mówi Łukasz Stępień, redaktor z portalu Wynagrodzenia.pl.
Podstawową formą tego typu motywacji jest oferowanie samochodu służbowego do użytkowania w celach zawodowych. Jeszcze niedawno była to rzadkość, a dziś stanowi już praktycznie normę na wszystkich stanowiskach wymagających od pracownika częstych wyjazdów.
- W firmie Gemius samochód służbowy jest traktowany przede wszystkim jako narzędzie pracy, z którego pracownik korzysta w miarę potrzeb – mówi Justyna Maciołek, specjalista ds. PR w Gemius S.A.
W takim przypadku trudno nawet mówić o motywacyjnej roli samochodu, ponieważ uznaje się go, tak jak telefon komórkowy – jako środek do wykonywania pracy.
Podobnego zdania jest Agnieszka Kyrljęcik, kierownik zakupów i administracji w firmie Merck.
- Zdecydowanie auto służbowe to cenny benefit. Jednak patrząc na ulegający zmianom rynek pracy, który coraz bardziej staje się rynkiem pracownika, auto służbowe stanowi już pewnego rodzaju standard, oczywiście przy osiągnięciu odpowiedniego szczebla zawodowego. Podobnie z wyposażeniem - jeszcze parę lat temu klimatyzację użytkowały tylko osoby piastujące w firmie wyższe stanowiska. Teraz przedsiębiorstwa zdają sobie sprawę, że tego typu doposażenie oprócz charakteru narzędzia motywacyjnego wpływa też na dobrą prezencję naszych pracowników - opowiada Agnieszka Kyrljęcik z Mercka.

Sprawy prywatne
Motywacyjna rola samochodu firmowego ujawnia się, kiedy zezwalamy pracownikowi na jego użytkowanie w czasie wolnym od pracy. Zatrudnieni bardzo cenią sobie takie rozwiązanie ze względu na znaczne oszczędności, wynikające, np. z braku konieczności kupowania własnego, prywatnego auta. Benefit może wynieść nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie, biorąc pod uwagę utratę wartości potencjalnego własnego samochodu w tym okresie.
- Auto służbowe było częścią wynegocjowanego przeze mnie „pakietu wejściowego” do nowego przedsiębiorstwa. Stanowiło zdecydowanie element przeważający szalę argumentacji „na tak”. Samochód firmowy jest ogromną wygodą, a do tego bardzo istotną oszczędnością dla budżetu domowego. Największą korzyść stanowi nieponoszenie kosztów zakupu i eksploatacji pojazdu. Do tego dochodzi zorganizowany serwis samochodu, a co za tym idzie oszczędność czasu – mówi Adrianna Kiniorska, kupiec w Eastern Europe & Russia, ICI Polska.
Problem dla firmy może stanowić ustalenie w jakim zakresie samochody firmowe mogą być użytkowane po godzinach pracy. Przykład podaje Cezary Olejarz, dyrektor sprzedaży w firmie Royal Unibrew Polska.
– U nas warunkiem jest „umiarkowane” korzystanie z samochodu służbowego. Podczas urlopu pracownik sam pokrywa np. koszty paliwa. Oprócz ograniczeń w użytkowaniu karty paliwowej, kierowca może zostać zobowiązany do pokrywania innych kosztów eksploatacyjnych, takich jak płyn do spryskiwaczy, myjnia, itp. Jednostkowo wydają się to stosunkowo niewielkie kwoty, ale po zsumowaniu ilości samochodów we flocie oraz częstotliwości występowania takich kosztów, po roku fleet manager może poczuć znaczne oszczędności w swoim budżecie – mówi C. Olejarz z firmy Royal Unibrew Polska.
Trzeba mieć umiar
Ze względu na dewaluację każdego zbyt hojnie przyznawanego świadczenia pracowniczego, warto pamiętać o zachowaniu ostrożności i umiaru w wydawaniu zgody na używanie firmowego samochodu do własnych celów. Istnieje bowiem ryzyko, że pracownik przestanie uznawać takie świadczenie jako bonus i tym samym zatraci się jego motywacyjny charakter. Aby z kolei uniknąć konfliktów wśród pracowników, wynikających z ich nierównego traktowania, zasady przyznawania zgody na użytkowanie samochodu powinny być klarowne i przejrzyste.
Możliwością wyróżnienia pewnych stanowisk w firmie pod względem przysługujących im praw, jest ustalenie odpowiedniej polityki przyznawania lub wyboru samochodu przez pracownika. Powszechnie stosowane rozwiązanie w odniesieniu do niższych stanowisk to przydzielenie zatrudnionemu konkretnego auta, bez pozostawienia mu wyboru. – W naszej firmie pracownicy nie mają wpływu na rodzaj samochodu używanego w pracy i w czasie wolnym. Decyzja jest podejmowana przez szefa sprzedaży i opiera się na dwóch elementach: jak najwyższej praktyczności auta w realizacji zadań przedstawiciela oraz jak najniższym koszcie eksploatacji pojazdu – mówi C. Olejarz z Royal Unibrew Polska.
Oprócz tych czynników, brak lub ograniczenie elastyczności pracodawcy w dostosowaniu się do życzeń pracownika bierze się też np. ze związania umowami z dostawcami samochodów. Również wysoka rotacja zatrudnionych nie skłania do spełniania ich próśb. Łatwo przecież o sytuację, w której pracownik skonfiguruje auta wg własnych upodobań a w niedługim czasie odejdzie z firmy. Ponadto, gdy decydujemy się stosować flotę jednorodną pod względem marki, modelu i wyposażenia, możemy osiągać korzyści skali wynikające z maksymalnej unifikacji wszystkich działań fleet managera. Zresztą i tak bardzo często jednorodność zostaje wymuszona przez ustalenia działu marketingu dotyczące brand marketingu, nakazującego tworzenie spójnego wizerunku przedsiębiorstwa w otoczeniu. Np. otwierane w Polsce filie zagranicznych firm często decydują się na zakup samochodu marki ze swojego kraju - Francuzi kupują Renault, Peugeoty i Citroëny, Niemcy – Ople, Fordy i Volkswageny, Włosi – Fiaty, itd.
Dyrektor może więcej
Normą jest, że pracownikom wyższego szczebla przysługują lepsze możliwości w zakresie dopasowania służbowego samochodu do swoich wymagań. Wynika to choćby z większej odpowiedzialności i poziomu stresu w pracy, a co za tym idzie konieczności silniejszego motywowania. Jednym ze stosowanych rozwiązań jest umożliwienie wyboru pojazdu w granicach określonego budżetu, co daje największą możliwość doboru auta zgodnie ze swoimi upodobaniami.
Inne rozwiązanie to ograniczenie wyboru do pewnej ustalonej palety konfiguracji marek, modeli, wyposażenia, a nawet pojemności skokowej samochodów. W praktyce ta opcja stosowana jest coraz częściej, ze względu na lepszą możliwość utrzymania spójności floty, a co za tym idzie ograniczenie kosztów oraz czasu poświęcanego na zarządzanie autami. Rozwiązaniem kompromisowym w ograniczaniu ilości kontaktów z podmiotami opiekującymi się naszą flotą, jest dokonywanie zakupu pojazdów u dealerów oferujących kilka marek. Obecne trendy występujące na rynku, między innymi postępująca na rynku konsolidacja dealerów gwarantuje, że z każdym rokiem oferta salonów wielomarkowych powinna się rozszerzać.
Coraz częściej spotykanym rozwiązaniem jest zaproponowanie pracownikowi odkupu samochodu służbowego po zakończeniu okresu jego użytkowania w firmie. Jak pokazuje praktyka, prawo do pierwokupu niemal zawsze gwarantuje większą dbałość o pojazd oraz obniżenie szkodowości, co z kolei wpływa na zmniejszenie ogólnych kosztów obsługi auta. Dla zatrudnionego korzyści wynikające z takiego rozwiązania to między innymi możliwość przejęcia na własność znanego mu, regularnie serwisowanego samochodu oraz często zakup po preferencyjnej cenie - nieco poniżej wartości rynkowej.
Prywatny ryczałt
Gdy firmy nie stać na udostępnienie pracownikowi samochodu, lub z innych względów rozwiązanie to nie może być zastosowane, warto zdecydować się na opcję pośrednią, pozwalającą uzyskać również efekt motywacyjny. To ryczałt na benzynę tankowaną do pojazdu prywatnego, którego wysokość zależy od pojemności silnika auta zatrudnionego oraz wielkości zamieszkiwanej przez niego miejscowości. Procedura przyznawania ryczałtu wymaga między innymi podpisania przez pracownika umowy z określeniem miesięcznego limitu kilometrów. Wypłata następuje co miesiąc, po odliczeniu ewentualnych dni, w których pracownik był na urlopie. Szczegółowe informacje na ten temat pojawiają się w Flocie Auto Biznes w dziale FAB Podatki, a także podczas organizowanych przez redakcję konferencji.
Budżet ogranicza
Barbara Modecka, prezes w Human Resources International.
- Samochód jako narzędzie motywowania pracowników stosowany był kilka lat temu. Obecnie stanowi raczej narzędzie pracy, bo w większości przypadków służy realizacji celów biznesowych – w sprzedaży, logistyce, badaniach klinicznych, itp., na stanowiskach niższego i średniego szczebla zarządzania. Aspekt motywacyjny, zarazem wizerunkowy i prestiżowy, występuje w przypadku aut dla kadry menedżerskiej i zarządzającej. Każda firma posiada swoją własną politykę związaną z flotą, która określa budżet na zakup pojazdu na konkretne stanowisko, przysługujące dodatkowe wyposażenie, częstotliwość wymiany, standardy użytkowania w celach poza biznesowych, itp. Ogólnie można stwierdzić, że im wyższe stanowisko, tym wyższej klasy samochód przysługuje pracownikowi, zarazem wzrasta możliwość wyboru auta wraz z wyższą pozycją w strukturze firmy. Ponownie należy dodać, że te kwestie precyzuje polityka samochodowa w firmie. Na niższych i średnich stanowiskach zatrudniony jest najczęściej "skazany" na konkretną klasę, markę i wyposażenie pojazdu. Na kluczowych stanowiskach w firmie pracownicy mają zdecydowanie większą dowolność co do marki, modelu i wyposażenia. Ograniczeniem jest raczej przewidziany i zaakceptowany budżet zakupowy.
Standardowe narzędzie
Przemysław Gacek, prezes Grupy Pracuj, do której należy portal www.pracuj.pl
- Brak specjalistów oraz przeobrażenia na rynku pracy zmuszają pracodawców do zmiany technik motywowania zatrudnionych. To właśnie informacja o tym, co firma może zagwarantować swojemu potencjalnemu pracownikowi staje się najbardziej rozbudowaną częścią oferty pracy. Przedsiębiorstwa kładą nacisk na świadczenia pozafinansowe, możliwość rozwoju, atmosferę pracy oraz inne czynniki, które mogą zmotywować kandydatów do podjęcia pracy właśnie u nich. Jednym z nich jest jakość oferowanych narzędzi pracy, w tym także klasa samochodu. Informacje o tym, że zatrudniona osoba może liczyć na służbowe auto, pojawiają się w ogłoszeniach rekrutacyjnych coraz częściej, zwłaszcza w ofertach pracy na stanowiskach handlowych. Wielu pracodawców podkreśla wręcz - pojazd nie jest przez nich traktowany jako wyróżnienie, ale standardowe narzędzie pracy. Część firm daje nawet możliwość wyboru marki samochodu. W obliczu problemów związanych z rekrutacją i utrzymaniem wykwalifikowanych pracowników, przedsiębiorstwa dążą do tego, by wachlarz oferowanych świadczeń był coraz bardziej atrakcyjny. Wiele firm do pakietu świadczeń dokłada także karty paliwowe lub deklarację, że pracownik może korzystać z służbowych narzędzi, w tym samochodu, także do celów prywatnych.
Zastępuje auto prywatne
Anna Wiśniewska, account manager w LeasePlan Fleet Management (Polska)
- Nie mam samochodu prywatnego, ale gdyby nie auto służbowe z pewnością musiałabym go kupić. Mieszkam poza Warszawą, mam dwoje małych dzieci, więc bez auta byłoby mi ciężko. Pojazd służbowy oznacza dla mnie przede wszystkim duże oszczędności finansowe w budżecie domowym. Daje niezależność oraz komfort psychiczny, że w przypadku awarii lub szkody nie jestem zdana tylko na siebie. Nie muszę się martwić o swoją mobilność, ponieważ w przypadku kradzieży czy przedłużającej się naprawy firma zapewni mi samochód zastępczy.
Uniknąć faworyzowania
Wojciech Howis z działu logistyki w firmie Novita
- Mamy stosunkowo niewielką flotę kilku samochodów i są one dosyć intensywnie użytkowane przez pracowników, których aktualne obowiązki służbowe tego wymagają. Ze względu na brak przypisania pojazdu do konkretnej osoby, nie przewidujemy możliwości korzystania z aut firmowych po pracy. Unikamy w ten sposób zjawiska faworyzowania pewnej grupy pracowników w stosunku do reszty. Inna sprawa, że liczy się również czynnik kosztowy – zużycie samochodów byłoby przyspieszone.